Automatisierung des Dokumentenmanagements für Immobilienfinanzierungen

Mehr Kunden betreuen ohne mehr Personal.
Mit Microsoft Forms, SharePoint und Power Automate

Ziel

Stadtmüller Finanzierung begleitet Privatkunden bei der Finanzierungsberatung für Immobilien und der Einholung von Kreditangeboten. Jedes Mandat bringt eine individuelle Kombination aus Dokumentenanforderungen mit sich — abhängig von Immobilientyp, Einkommenssituation und persönlicher Lage des Kunden. Das Ziel: ein Prozess, der dem Berater jederzeit Überblick verschafft, dem Kunden klare Orientierung gibt — und das Team nicht mit manuellem Koordinationsaufwand belastet.

Herausforderung

• Für jeden Kunden musste manuell aus einem Word-Masterdokument die passende Dokumentenliste zusammengestellt und per E-Mail verschickt werden

• Ein zentrales Dashboard, das den Dokumentenstatus aller Kunden auf einen Blick zeigt, existierte nicht

• Erinnerungen und Status-Updates an Kunden liefen vollständig manuell über Outlook

• Der Aufwand war so hoch, dass die Geschäftsführung kurz davor stand, eine weitere Stelle dafür einzuplanen

Lösung

Der neue Prozess beginnt mit einem Microsoft Forms-Formular: Der Berater wählt per Klick die benötigten Dokumente aus und trägt Kundenname sowie E-Mail-Adresse ein — fertig. Im Hintergrund startet ein Power Automate Flow, der automatisch für jedes ausgewählte Dokument einen Listeneintrag in einer SharePoint-Kundenliste erstellt. Diese Liste ist gruppierbar, filterbar hat mehrere Ansichten und dient fortan als zentrales Dashboard für das gesamte Team. Gleichzeitig erhält der Kunde eine personalisierte E-Mail mit der Dokumentenliste und dem Link zum OneDrive-Uploadordner. Für das Nachfassen wurde eine PowerApp entwickelt: Das Sekretariat wählt den Kunden und die ausstehenden Dokumente aus — ein weiterer Power Automate Flow sendet dann automatisch eine maßgeschneiderte Erinnerungsmail an den Kunden, mit dem aktuellen Status, offenen Punkten und hinterlegten Kommentaren. Der zuständige Berater ist dabei immer in CC.

Neuer Status Quo

Das Team hat jetzt zu jedem Zeitpunkt einen vollständigen Überblick über den Dokumentenstatus jedes Kunden — ohne Nachfragen, ohne Suchen. Berater können sich auf die Beratung konzentrieren, während das Sekretariat das Nachfassen mit wenigen Klicks erledigt. Erinnerungsmails gehen personalisiert raus, mit konkreten Angaben zu fehlenden oder fehlerhaften Dokumenten. Die geplante Neueinstellung ist vom Tisch. Das ist erst der Anfang: Als nächste Ausbaustufen sind die automatische Benachrichtigung bei Dokumenteneingang, die CRM-Anbindung zur Vermeidung doppelter Datenpflege und eine automatische Dokumentenprüfung bereits in Planung.

Auf einen Blick

CTA: Sie koordinieren Kundendokumente noch per E-Mail und Outlook? Wir zeigen Ihnen, wie das mit den Tools, die Sie bereits nutzen, deutlich einfacher geht.